VAD ÄR REPRESENTATION?

Ordet representation är ett gemensamt begrepp för aktiviteter/gåvor i syfte att främja företagets verksamhet, t.ex kund- och personalvård. Det måste finnas ett omedelbart samband mellan representationen och verksamheten, både vad gäller tidpunkten, platsen och även vilka personer den riktar sig mot. Det finns både intern representation och extern representation.

Intern representation

Intern representation är personalvård där arbetsgivaren betalar för anställdas deltagande, vid t.ex personalfester, informationsmöten, konferenser och andra tillställningar. I normalfallet ska de anställda inte förmånsbeskattas för att de får äta på arbetsgivarens bekostnad, men i vissa fall kan en skattepliktig förmån uppstå.

Dyrbara evenemang och tillställningar där nöjen har stort inslag, kan ses som ersättning istället för lön, vilket då blir en skattepliktig förmån för de anställda.

Extern representation

Extern representation riktar sig till utomstående personer med koppling till företaget, t.ex kunder, leverantörer och andra väsentliga kontakter.

Dyrbara evenemang kan ses som mutor istället för representation, vilket kan vålla problem både för den som bjuder och för den som blir bjuden.

Omedelbart samband

Ett omedelbart samband är t.ex affärsförhandlingar, jubileum eller invigningar och även vid demonstrationer och visningar som görs i reklamsyfte.

I lagtexten benämns det ”… såsom då det uteslutande är fråga om att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande …”

 

MÅLTIDER OCH FÖRTÄRING

Att gå ut och äta en god middag är alltid trevligt, men det måste ske i omedelbart samband med verksamheten för att ses som representation – annars betraktas det som en privat kostnad.

Måltidsrepresentation

Måltidsrepresentation är en icke avdragsgill kostnad.

(Fram till 2016-12-31 betraktades måltidsrepresentation som en avdragsgill kostnad upp till ett schablonbelopp, men detta slopades 2017-01-01)

Enklare förtäring

Enklare förtäring och förfriskningar är avdragsgillt med maximalt 60 kr + moms per person och tillfälle. Om beloppet överstiger 60 kr plus moms blir ingen del av kostnaden avdragsgill.

Som enklare förtäring ses sådan förtäring som inte är alkoholhaltig eller som inte kan anses ersätta en måltid.

Exempel på enklare förtäring är t.ex frukt, enklare fralla eller en bulle.

En smörgåstårta eller en rejäl smörgås ses inte som enklare förtäring eftersom det anses ersätta en måltid och faller därför under reglerna för måltidsrepresentation.

Demonstrationer och visningar

Under förutsättning att förtäringskostnaden vid demonstrationer och visningar inte överstiger 60 kr + moms per person, anses det utgöra enklare förtäring.

Momsavdrag

Moms på måltidsrepresentation och enklare förtäring får lyftas på utgifter upp till 300 kr per person och tillfälle.

KRINGKOSTNADER VID REPRESENTATION

Intern representation

Personalfest

Kringkostnader i samband med en personalfest är avdragsgilla med maximalt 180 kr + moms per person och tillfälle, under förutsättning att det inträffar högst två gånger per år. Som kringkostnader räknas t.ex lokalhyra, musikunderhållning, entrébiljetter och liknande.

Som personalfest ses t.ex julbord, avtackningsmiddag, firande och gemensamma tillställningar.

Måltider vid personalfester faller under begreppet måltidsrepresentation.

Personalkonferens

Både kring- och måltidskostnader för personalkonferenser är avdragsgilla för arbetsgivaren om kriterierna nedan uppfylls:

      • Det skall utgöra ett internt arrangemang för samtliga berörda inom en viss grupp, t.ex, avdelningen, företaget eller koncernen.
      • Det skall vara obligatoriskt att delta, precis som ordinarie arbetsdagar
      • Ett kursprogram skall finnas, och företrädesvis även dokumentation för att i efterhand kunna styrka vad som avhandlats.
      • Sammankomsten varar i minst en dag och i högst en vecka.
      • Arbetstiden är minst 6 timmar per dag och minst 30 timmar per vecka.
      • Konferenser får inte hållas regelbundet och inte med korta mellanrum
      • Måltiderna är gemensamma
      • Inslag av nöjen ska vara ett sk ”försumbart” inslag.

Extern representation

För kringkostnader gällande extern representation, t.ex en teaterbiljett eller greenfee vid golfspel, är 180 kr + moms avdragsgillt per person och tillfälle. Eventuell överstigande kostnad skall behandlas som en icke avdragsgill kostnad.

Måltider behandlas som måltidsrepresentation.

REPRESENTATIONSGÅVOR

Att lämna en gåva i representationssyfte kallas representationsgåva. Gåvor kan lämnas både internt och externt.

Gåvor till anställda

Grundregeln är att gåvor till anställda är en skattepliktig förmån, dvs att man får en gåva som ersättning för det arbete man utfört = lön. Det finns dock några undantag, där både kostnaden och momsen blir avdragsgill för arbetsgivaren och skattefri för den anställda. Om kriterierna nedan inte uppfylls blir HELA gåvan en skattepliktig förmån för den anställde.

    • Julklapp får ges som skattefri förmån under förutsättning att beloppet inte överstiger det som gäller för aktuellt år. Julklappen får inte bestå av pengar eller presentkort som kan bytas mot pengar. Om arbetsgivaren istället skänker pengar till ideell verksamhet – läs mer nedan.
    • Jubileumsgåva får ges som skattefri förmån i samband med att företaget firar 20, 25, 50, 75 eller 100 år om jubileumsgåvan kostar maximalt 1.350 kronor inklusive moms per person.
    • Minnesgåva får ges som skattefri förmån i samband med att arbetstagaren uppnått en viss ålder (t.ex 50 år) om gåvan kostar maximalt 15.000 kronor inklusive moms.
      Minnesgåvor får endast ges till varaktigt anställda, och endast vid ett tillfälle utöver när anställningen upphör.
Skänka pengar till ideell verksamhet istället för att ge julklapp till personalen
      • Om arbetsgivaren beslutar sig för att skänka pengar till en ideell organisation istället för att ge julklappar till de anställda, blir gåvans värde en skattefri förmån för de anställda.
      • Om personalen avsäger sig julklappar och istället begär att arbetsgivaren ska skänka pengar till en organisation blir det en skattepliktig förmån för den anställde, eftersom detta då betraktas som en penninggåva till den anställda.
Varaktigt anställd

Varaktigt anställd anses man vara när man varit anställd på företaget i minst sex år.

Representationsgåvor, externt

För att en extern gåva skall ses som en representationsgåva krävs ett omedelbart samband med verksamheten. Gåvan skall ges i syfte att bibehålla eller inleda en relation utan krav på ökad försäljning.

Gåvor som lämnas i samband med helger, personliga högtidsdagar och dödsfall betraktas som privata gåvor, och ses inte som en representationsgåva.

Det högsta avdragsgilla beloppet för representationsgåvor är 300 kr + moms per person.
(Fram till 2017-12-31 var gränsen 180 kronor + moms per person)

Exempel på representationsgåvor är biobiljetter, blommor, en vinflaska eller liknande.

REKLAMGÅVOR

En reklamgåva är avdragsgill om den är av obetydligt värde och av enklare slag. Det kan t.ex vara en produkt som har direkt anknytning till företagets sortiment eller tillverkning alternativt att gåvan är försedd med det givande företagets namn eller logga

En gåva av personlig karaktär räknas inte som reklamgåva.

Som obetydligt värde ses reklamgåvor som kostar maximalt 300 kr + moms.

Exempel på reklamgåvor är nyckelringar, almanackor, pennor mm som är försedda med företagets namn och/eller logga.

Gå till start